المدير التنفيذي
أولاً : تعريف المدير التنفيذي
هو الموظف الذي يقع في المستوى الثاني من الجهاز التنفيذي حيث يأتي بعد اللجنة التنفيذية ويرأس من موقعه جميع إجراءات الوحدات الإدارية والمالية والفنية في الجمعية ويشرف على كافة البرامج والأنشطة والمشاريع فيها.
ثانياً : الهيكل التنظيمي
ثالثاً : المرجع القانوني للمدير التنفيذي
مواد اللائحة الأساسية لجمعية الشماس للخدمات الاجتماعيةالتالية ( 46– 47 – 48 – 49 – 50 – 51 -52 -53 )
رابعاً : شروط و إجراءات تعيين المدير التنفيذي
4-1 المادة ( 49 ) من اللائحة الأساسية للجمعية قد حددت الشروط التي يجب توافرها في المترشح لإدارة الجمعية .
4-2 مايتعلق بإجراءات تعيين المدير التنفيذي فتخضع لمواد لائحة معايير الحوكمة التي تطلقها جهة الأشراف على الجمعية وهي ( المركز الوطني لتنمية القطاع غير ربحي ) .
خامساً : الحقوق و الحوافز المالية
تخضع الحقوق و الحوافز المالية حسب السيرة الذاتية للموظف و لمجلس الإدارة التفاوض معه وفق ما تفتضيه مصلحة الجمعية و ظروفها المالية .
سادساً : مهام المدير التنفيذي
ترتبط مهام المدير التنفيذي بالمهام التي وردت في اللائحة الأساسية للجمعية و قد يرى مجلس الإدارة تكليفه ببعض الأعمال التي تحتاجها الجمعية و يتم ذكرها في العقد أو ملحقاته . و تتمثل الأعمال باللآتي :
6-1 رسم خطط الجمعية وفق مستوياتها انطلاقاً من السياسة العامة واستراتيجية الجمعية و متابعة تنفيذها بعد اعتمادها .
6-2 رسم أسس و معايير لحوكمة الجمعية لا تتعارض مع أحكام النظام و اللائحة التنفيذية و هذه اللائحة و الإشراف على تنفيذها و مراقبة مدى فاعليتها بعد اعتمادها
6-3 إعداد اللوائح الاجرائية و التنظيمية اللازمة التي تضمن قيام الجمعية بأعمالها و تحقيق أهدافها و متابعة تنفيذها بعد اعتمادها .
6-4 تنفيذ أنظمة الجمعية و لوائحها و قراراتها و تعليماتها ، و نشرها و التدريب عليها عند الحاجة .
6-5 الاشراف على توفير احتياجات الجمعية من البرامج و المشروعات و الموارد و التجهيزات اللازمة .
6-6 اقتراح قواعد استثمار الفائض من أموال الجمعية و آليات تفعيها .
6-7 رسم السياسات التي تنظم العلاقة مع المستفيدين من خدمات الجمعية و تضمن تقديم العناية اللازمة لهم و الإعلان عنها بعد اعتمادها .
6-8 تزويد الوزارة بالبيانات والمعلومات عن الجمعية وفق النماذج المعتمدة من الوزارة و التعاون في إعداد التقارير التتبعية و السنوية بعد عرضها على مجلس الإدارة و اعتمادها و تحديث بيانات الجمعية بصفة دورية .
6-9 الرفع بترشيح أسماء كبار الموظفين في الجمعية للجنة التنفيذية مع تحديد صلاحياتهم و مسؤولياتهم .
6-10 الارتقاء بخدمات الجمعية كافة .
6-11 متابعة سير أعمال الجمعية و وضع المؤشرات لقياس الأداء و الإنجازات فيها على مستوى الخطط و الموارد و التحقق من اتجاهها نحو الأهداف و معالجة المشكلات ة إيجاد الحلول المناسبة لها .
6-12 إعداد التقارير المالية و مشروع الموازنة التقديرية للجمعية وفقاً للمعايير المعتبرة و رفعها للجنة التنفيذية لأكمال إجراءات الاعتماد .
6-13 إعداد التقويم الوظيفي للعاملين في الجمعية و رفعة للجنة التنفيذية لإعتماده .
6-14 تولي أمانة مجلس الإدارة و إعداد جدول أعمال اجتماعاته و كتابة محاضر الجلسات و العمل على تنفيذ القرارات الصادرة عنه ، و ذلك في حال عدم تكليف موظف آخر من قبل صاحب الصلاحية .
6-15 الاشراف على الأنشطة و المناسبات التي تقوم بها الجمعية كافة ، وتقديم تقارير عنها .
6-16 أي مهام أخرى يكلف بها من قبل اللجنة التنفيذيه في مجال اختصاصه .
سابعاً : صلاحيات المدير التنفيذي
7-أ الصلاحيات الإدارية :
7-أ-1 انتداب منسوبي الجمعية لإنهاء أعمال خاصة بها أو حضور مناسبات أو لقاءات أو زيارات أو دورات أو غيرها و حسب ماتقتضيه مصلحة العمل و بما لا يتجاوز شهراً في السنه ، على الا تزيد الأيام المتصلة عن عشرة أيام .
7-أ-2 اعتماد تعيين و إنهاء خدمات الموظفين بعد استكمال المتطلبات في الموارد البشرية ، عدا الوظائف القيادية .
7-أ-3 اعتماد تقارير الأداء لعامة الموظفين عدا رؤساء الأقسام والإدارات .
7-أ-4 اعتماد إجازات منسوبي الجمعية كافة
7-أ-5 تفويض الصلاحيات لرؤساء الأقسام و فق الصلاحيات الممنوحة له .
7-أ-6 التوقيع على التعاميم و التعليمات الخاصة بسير العمل في الجمعية .
ب – الصلاحيات المالية :
7-ب-1 اعتماد مستندات الصرف منفرداً للعمليات المالية التي يحددها مجلس الإدارة وفق الاحتياج المتغير بتغير ظروف الجمعية .
7-ب-2 يحق للمدير الصرف على المشتريات العاجلة والخدمات من رصيد العهدة المالية التي في ذمته . وفق ضوابط نظام المشتريات .
7-ب-3 اعتماد نموذج محضر فرز الأسعار مشتركاً مع أصحاب الصلاحية.
ثامناً : أحكام عامة
8-1في حالة وجود خلل في أداء المهام أو استغلال الصلاحيات بطريقة خاطئة من العاملين في جميع الأقسام و البرامج أو مخالفة نصوص العقود فعلى المدير التنفيذي اتخاذ الإجراءات النظامية و التدابير الاحترازية تجاه ذلك الخطأ .
8-2 تحديث سياسات تنظيم سير العمل كلما دعت الحاجة لذلك ورفعها للجنة التنفيذية و من ذلك سياسة تصعيد الشكاوي داخل الجمعية.
8-3 مرجع المدير التنفيذي حسب المادة ( 52 ) من اللائحة الأساسية للجمعية هو مجلس الإدارة . وقد يتم إحالة المرجع له إلى من يتم تحديده بقرار من المجلس كالأمين مثلاً أو رئيس اللجنة التنفيذية.
8-4 في حال وقع تقصير أو إخلال من المدير التنفيذي فيجوز لمجلس الإدارة محاسبته بما يتناسب مع حجم التقصير أو الإخلال وفق المادة ( 53 ) من اللائحة الأساسية للجمعية .
8-5 يعتبر تجاوز المدير التنفيذي لصلاحياته في أي ( إجراء عمل ) دون إبداء الأسباب لذلك كما هو الحال في ( الحالات أو الظروف الطارئة ) مخالفة إدارية تعرضه للجزاء حسب لائحة المخالفات و الجزاءات في الجمعية .
8-6 يتم نشر هذه اللائحة في موقع الجمعية بعد اعتمادها من أصحاب الصلاحية .
8-7عند إجراء إضافة أو حذف أو تغيير نصوص في مواد هذه اللائحة من أصحاب الصلاحية فلابد من إضافته كملحق لها و نشره في موقع الجمعية .
8-8 يتم مراجعة هذه اللائحة دورياً و التأكد من سلامتها النظامية و اعتمادها مع بداية كل دورة للمجلس .
اعتمدت اللائحة بتوقيع كل من :
- عبدالله سليمان الجاسر - رئيس المجلس
- صالح محمد الدوسري - نائب الرئيس
- أحمد عقلاء الحسين - المشرف المالي
- محمد ناصر الدبيان
- عبدالرحمن عبدالله الشدوخي
- د. حمد صالح الغنيم
- صالح إبراهيم النقيدان
- د. محمد صالح العبيدي
- د.عبدالعزيز عبدالله الرشودي