اللجنة التنفيذية

تعريفات

المركز : يقصد به المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي . 
الجمعية : هي جمعية الشماس للخدمات الاجتماعية ( عطاء ) . 
الجهة المشرفة  : هي وزارة الموارد البشرية  و التنمية الاجتماعية . 
المجلس : يقصد به مجلس إدارة الجمعية . 
اللجنة : يقصد به اللجنة التنفيذية للجمعية . 
اللائحة : يقصد به اللائحة التنظيمية للجنة التنفيذية .

1-    المرجع القانوني للجنة 

مواد اللائحة الأساسية لجمعية الشماس ( 43– 44 – 45 ) من الفصل الخامس من اللائحة الأساسية للجمعية .

2-    تشكيل اللجنة 

2-1 اصدار قرار من المجلس بتشكيل اللجنة يحدد ( اسماللجنة - و عدد أعضائها - و اختصاصاتها - وحدود صلاحياتها -  وهيكلها - والقواعد و الإجراءات المنظمة لعملها -واسم رئيسها - وعضو المجلس المنتدب لعضويتها أو رئاستها ) 
2-2 اعتماد القرار من الجمعية العمومية .

3-    الغرض من اللجنة 

3-1 ممارسة بعض اختصاصات المجلس حسب المحدد في هذه اللائحة .
3-2 الاشراف و المتابعة والتقييم لجميع العمليات التنفيذية في الجمعية .

4-    الاشكال النظامية للجنة 

4-1 عدد أعضائها لايقل عن (3) و لا يزيد عن (5 ) ممن تتوفر فيهم الخبرة و المهنية اللازمة لتنفيذ المهام بدرجة كافية . 
4-2 لا يقل عدد المشاركين في عضويتها من المجلس عن ( 1 ) 
4-3 يتم تسمية رئيسها من قبل المجلس ، و في حال غيابة عن الجلسة يتولى أعضاء اللجنة ترشيح واحد منهم بصورة مؤقته . 
4-4 ينعقد اجتماع اللجنة بحضور 51% من عدد أعضائها.
4-5 يكون المدير التنفيذي أو أمين المجلس مقرراً للجنة.
4-6    مرجع اللجنة إلى رئيس مجلس الإدارة.

5-    الحقوق المالية 

5-1 عضو المجلس يعمل في اللجنة حسب المادة ( 37 ) من اللائحة الأساسية للجمعية
5-2 أعضاء اللجنة الذين هم من خارج المجلس يتم تعيينهم من قبل المجلس مقابل أجرة مالية تحدد لهم بالتعاقد الذي يوضح جميع متطلبات و أخلاقيات العمل و الحقوق المالية

6-    اجتماعات اللجنة 

6-1 تعقد اللجنة اجتماعاتها الدورية العادية مره واحدة كل شهر ميلادي وفق جدول معد مسبقاً من قبل المقرر في بداية العام لجميع الاجتماعات.
6-2 في حالة وجود احتياج لاجتماع طارئ للجنة فإنه يتحتم على الرئيس ابلاغ الأعضاء بموعد الاجتماع بمدة كافية تمكنهم من الحضور.

7-    قرارات اللجنة 

7-1 تكون القرارات بالأغلبية أي على الأقل 51% من الأصوات.
7-2 في حال تساوي الأصوات يترجح الطرف الذي فيه الرئيس.
7-3 يحق للجنه الاستعانة بخبراء لاستشارتهم في قضايا محدده بالتطوع و  ليس بالمقابل المالي و في حال و جود ضرورة للدفع المالي يتم أخذ الموافقة من صاحب الصلاحية.

8-    اختصاصات اللجنة 

8-1 مراجعة خطط عمل الجمعية ومنها الخطة الاستراتيجية و الخطة التنفيذية و غيرها من خطط العمل الرئيسة . و متابعة تنفيذها .
8-2 المراجعة الدورية للهياكل التنظيمية و الوظيفية للجمعية و رفعها للمجلس للاعتماد .
8-3 الاشراف على تنفيذ أسس و معاير حوكمة الجمعية و مراقبة مدى فاعليتها و اقتراح تعديلها عند الحاجة .
8-4 إعداد قواعد استثمار الفائض من أموال الجمعية و رفعها للمجلس لاتخاذ اللازم .
8-5 اقتراح السياسات التي تنظم العلاقة مع المستفيدين من خدمات الجمعية و التي تضمن تقديم العناية اللازمة لهم و رفعها للمجلس للاعتماد .
8-6 الاشراف على تحديث بيانات الجمعية بشكل دوري و رفعها للمجلس للاعتماد .
8-7 متابعة اعداد التقارير التتبعيهو السنوية عن الجمعية و تزويد المجلس بها لرفعها للمركز 
8-8 الاشراف على اعداد الحساب الختامي و التقارير المالية المدققة من مراجع الحسابات و الموازنة التقديرية و رفعها للمجلس لإكمالاللازم .
8-9 الاشراف على إجراءات تعيين مدير تنفيذي متفرغ للجمعية ورفعة للمجلس للاعتماد .
8-10 الاشراف على تعيين الموظفين القياديين في الجمعية و رفعهم للمجلس للاعتماد .
8-11 الرفع إلى المجلس عن أي تغير يطرأ على الحالة النظامية لأعضاء الجمعية العمومية و مجلس الإدارة و المدير التنفيذي و رؤساء الأقسام ، وذلك خلال خمسة عشر يوم من تاريخ حدوث التغير . 
8-12 الاشراف على تنفيذ السياسات والإجراءات التي تضمن التزام الجمعية بالأنظمة و اللوائح إضافة إلى متابعة الالتزام بالإفصاح عن المعلومات الجوهرية لجميع العملاء و المركز و الجهة المشرفة و أصحاب المصالح الاخرين ، و تمكين الاخر من الاطلاع على الحساب الختامي و التقارير المالية و الإدارية و نشرها على الموقع الالكتروني للجمعية . 
8-13 الاشراف على تنفيذ قرارات و تعليمات الجمعية العمومية أو المرجع الخارجي أو المركز أو الجهة المشرفة فيما يخص الجهاز التنفيذي .
8-14 الاشراف على تطبيق القواعد والإجراءات اللازمة لتنظيم عمل اللجان بعد تكوينها و كيفية التنسيق بينها .
8-15 يتولى المقرر الاعداد للاجتماعات و كتابة جدول أعمالها و محاضرها و متابعة توصياتها و قراراتها .
8-16 أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المجلس في حدود مجال اختصاصه .

9-    صلاحيات اللجنة 

9-أ /  الصلاحيات الإدارية : 
9-أ-1 اعتماد تعيين الموظفين القياديين في الجمعية عد المدير التنفيذي 
9-أ-2 اعتماد محاضر التحقيق و تطبيق الجزاءات على المخالفات النظامية و فق اللوائح النظامية للجمعية .
9-ب / الصلاحيات المالية :
9-ب-1 اعتماد المكافآت والتكاليف المالية التي تزيد عن صلاحيات المدير التنفيذي و ذلك حسب قرارات مجلس الإدارة. 
9-ب-2 اعتماد محضر فرز الأسعار النهائي بعد الاعتمادات وفق نموذج خاص بهذه العملية .

10-أحكام عامة 

10-1 لايجوز لعضو اللجنة تجاوز صلاحياته . و للمجلس مسائلته و اتخاذ الاجراء المناسب لهذه المخالفة .
10-2 يجوز لمجلس الأداة تكليف اللجنة بما يراه من المهام ومنحها الصلاحيات التي تعينها على أداء مهامها بالمستوى المطلوب .
10-3 عند إجراء إضافة أو حذف أو تغيير نصوص في مواد هذه اللائحة من أصحاب الصلاحية فلابد  من إضافته كملحق لها و نشره في موقع الجمعية . 
10-4 لابد  من نشر هذه اللائحة في موقع الجمعية بعد اعتمادها من أصحاب الصلاحية . 
10-5 يتم مراجعة هذه اللائحة دورياً و التأكد من سلامتها النظامية و اعتمادها مع بداية كل دورة للمجلس .

اعتمدت اللائحة بتوقيع كل من :

عبدالله سليمان الجاسر - رئيس المجلس
صالح محمد الدوسري - نائب الرئيس
أحمد عقلاء الحسين - المشرف المالي
محمد ناصر الدبيان
عبدالرحمن عبدالله الشدوخي    
د. حمد صالح الغنيم
صالح إبراهيم النقيدان
د. محمد صالح العبيدي
د.عبدالعزيز عبدالله الرشودي